BK-PSDM BIDIK ARSIP ELEKTRONIK KEPEGAWAIAN

Pemerintah Kabupaten Bombana melalui Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BK-PSDM) membuat terobosan dengan menerapkan e-digital arsip atau arsip elektronik kepegawaian sebagai wujud pelayanan kepegawaian yang aman, mudah dan cepat. E-digital arsip merupakan suatu sistem atau tatacara mengumpulkan informasi dalam dokumen yang direkam dan disimpan dengan menggunakan teknologi komputer berupa dokumen elektronik (document management system/e-documents) yang bertujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.

Kepala BK-PSDM Kab. Bombana Rusman, S.Pd., M.Si telah membentuk Tim Work yang dibagi menjadi 4 (empat) Zona dengan beranggotakan staf PNS dan PHTT yang bertugas mengumpulkan kekurangan dokumen arsip PNS lingkup pemerintah Kab. Bombana yang di Pantau langsung oleh Kabid Pengadaan, Pensiun, Informasi dan Kesejahteraan Aparatur Andi Gusti Galigo, S.Pd, dan Sekretaris Samaruddin, S.Pd dibantu oleh Koordinator Umum Sitti Sarifa Nasir, SE., Koordinator Zona I Dhany Saputra, S.Kom, Koordinator Zona II Zulfadli Said, SE.,MM, Koordinator Zona III Heriyani, SP., M.Si, dan Koordinator Zona IV Sabril, S.Sos.,MM dimana zona I terdiri Kecamatan Rumbia, Rumbia Tengah, Masaloka Raya dan Mata Oleo, Zona II terdiri dari Kecamatan Rarowatu, Rarowatu Utara, Lantari Jaya, Poleang Utara, Poleng Tenggara dan Mata Usu, Zona III terdiri dari Kecamatan Poleang Timur, Poleang Selatan, Poleang Tengah, Poleang dan Poleang Barat, sedangkan zona IV yakni Kecamatan Kabaena, Kabaena Selatan, Kabaena Barat, Kabaena Utara, Kabaena Tengah dan Kabaena Timur.

Rusman, S.Pd.,M.Si yang juga mantan Asisten I periode pertama Tahun 2015 pemerintahan Bupati H. Tafdil, SE., MM mengatakan bahwa proses identifikasi dan memilah arsip-arsip PNS yang ada di lemari arsip BK-PSDM hasil pendataan PUPNS Tahun 2015 itu sudah kami lakukan sejak bulan April Tahun 2018 yang lalu, namun dari hasil penyortiran dokumen arsip dari masing-masing pegawai dikategorikan 90% dari 3.315 PNS di Kab. Bombana dokumen arsipnya masih kurang, sehingga perlu dilakukan pengumpulan arsip Pegawai yang dilakukan oleh staf PNS dan PHTT BK-PSDM yang bertugas di masing-masing zona dengan cara menjemput data di tiap-tiap SKPD/Badan, Kecamatan, Puskesmas, Kelurahan, SMP, SD dan Taman Kanak-Kanak yang tersebar diseluruh pelosok Kabupaten Bombana.

Proses pengumpulan data inilah yang kemudian membutuhkan waktu dan energi hingga berbulan bulan dilakukan secara terus-menerus sehingga dokumen arsip yang kami butuhkan dalam proses transfer ke dokumen elektronik bisa memadai, belum lagi kami terkendala masalah jaringan internet dan peralatan jaringan lainnya yang akan di pakai untuk mengimput dan mentranfer data secara online yang  kami bisa nikmati di bulan September Tahun 2018 yang lalu.

Rusman, S.Pd., M.Si menambahkan bahwa mengapa arsip elektronik ini penting karena untuk menjawab tantangan ilmu dan teknologi yang kian hari makin maju dan berkembang maka dibutuhkan inovasi dan kreatifitas dari PNS dan PHTT untuk melakukan terobosan dalam memberikan pelayanan prima kepada abdi negara dan abdi masyarakat yang datang berurusan di BK-PSDM, entah itu urusan Kenaikan Pangkat, diklat, mutasi masuk dan keluar, karis/karsu, pensiun, karpeg, kode etik dan lain-lain yang sifatnya untuk kesejahteraan PNS yang bersangkutan. Hal ini menjadi kata kunci setiap memberikan arahan dan penguatan kelembagaan saat memimpin apel pagi dihadapan 42 orang Pegawai BK-PSDM.

Masih kata Rusman, S.Pd., M.Si memaparkan bahwa harapan dari Penerapan sistem e-digital arsip kepegawaian dapat memberi manfaat terhadap :

  1. Pencarian dokumen yang cepat dan mudah tanpa meninggalkan meja kerja;
  2. Kecil kemungkinan file akan hilang, karena kita hanya akan melihat dilayar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya;
  3. Pegawai dapat mengakses/melihat, mendownload hasil Scan Dokumen dimanapun berada secara pribadi.
  4. Mengurangi resiko rusaknya dokumen kertas karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital;
  5. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas, dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya;
  6. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback up data kedalam media penyimpanan.

Memahami akan pentingnya E-digital arsip kepegawaian merupakan suatu keharusan seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat, kini tidak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi  sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan  penyebaran informasi yang disajikan dan diakses melalui media elektronik. Arsip kepegawaian merupakan fakta-fakta sejarah yang melukiskan rekam jejak seorang pegawai ketika masih aktif sebagai abdi negara dan abdi masyarakat maupun ketika hendak memasuki usia pensiun atau purnabhakti. Rusman, S.Pd.,M.Si mencontohkan bahwa seorang PNS yang tinggalnya di Kabaena menyeberang laut datang di Rumbia atau PNS yang tingggal di Poleang Barat hendak mengurus pensiunnya di kantor BK-PSDM, setelah diverifikasi kelengkapan dokumennya ternyata masih ada berkasnya yang kurang, tidak perlu lagi kembali ke Kabaena atau pulang ke Poleang Barat mengambil berkasnya, cukup buka Aplikasi E-ARSIP DIGITAL PEGAWAI yang ada didalam WEBSITE bkpsdm.bombanakab.go.id lalu masukan nama/nip pegawai yang bersangkutan, maka semua identitas arsip elektronik kepegawaiannya akan muncul dan langsung bisa di Download maupun di print out, tentunya dengan cara Login terlebih dahulu.

Rusman, S.Pd.,M.Si, menjelaskan pula bahwa proses kerja dari dokumen elektronik ini adalah data dari masing-masing pegawai yang bersangkutan harus benar-benar valid, lalu di lakukan proses Scanner dokumen berdasarkan file yang ada dalam folder yang terdiri dari data sumpah pegawai, konversi nip, SK Pangkat, SK Jabatan, Ijazah, Sertifikat Diklat, KGB, SKP, Data Kartu Pegawai yang bersangkutan dan Data Keluarga, setelah selesai dilakukan scanner maka data tersebut akan di input secara online melalui sistem aplikasi kepegawaian (E-ARSIP DIGITAL PEGAWAI) sehingga dokumen fisik hasil scanner itu bisa bermanfaat dan memudahkan kita untuk menemukan arsip sesuai keinginan.

Rusman, S.Pd., M.Si  yang juga pernah menjabat sebagai Kepala Dinas Transmigrasi dan Tenaga Kerja mengatakan dalam waktu yang tidak terlalu lama jika proses penginputan dan Scanning data sudah dinyatakan rampung dan clear BK-PSDM akan melakukan lounching Aplikasi arsip elektronik kepegawaian. Begitu pula dengan Aplikasi Kepegawaian lainnya yang sementara dalam Proses Pengimputan.

BK-PSDM BIDIK ARSIP ELEKTRONIK KEPEGAWAIAN